Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess
Offentlighetsprincipen – rätten till insyn
Offentlighetsprincipen innebär att vi har rätt att ta del av myndigheternas arbete på olika sätt:
- Alla får läsa myndigheters offentliga handlingar (handlingsoffentlighet).
- Tjänstemän i staten och kommunen får berätta om sitt arbete (yttrandefrihet).
- Tjänstemän får också ge information till medier (meddelarfrihet).
- Domstolsförhandlingar och beslutande möten är oftast öppna för allmänheten.
Det gäller även hos kommunala bolag där kommunen har ett rättsligt bestämmande inflytande.
Handlingsoffentlighet – rätten att läsa handlingar
Alla får läsa offentliga handlingar hos myndigheter. Det finns dock två undantag:
- Bara så kallade allmänna handlingar är offentliga.
- Vissa allmänna handlingar kan vara hemliga.
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän om den finns hos en myndighet och är antingen:
- Inkommen till myndigheten.
- Upprättad av myndigheten.
En handling kan vara ett papper, en ljudinspelning, en digital fil eller annat som kan läsas eller avlyssnas. Vill du ta del av en handling, kontaktar du myndigheten.
Vad är inte en allmän handling?
Arbetsmaterial som till exempel minnesanteckningar (PM, andra anteckningar eller upptagningar) som endast är till för ärendets presentation eller beredning räknas inte som allmänna handlingar. Inte heller är utkast, koncept eller interna meddelanden inom en myndighet allmänna. Det gäller även ojusterade protokoll eller tjänsteskrivelser som inte behandlats i nämnden.
När får en handling vara hemlig?
Vissa allmänna handlingar är sekretessbelagda för att skydda viktiga intressen, till exempel:
- Rikets säkerhet eller relationer med andra länder.
- Landets ekonomi och finanspolitik.
- Myndigheters arbete med tillsyn och kontroll.
- Förebyggande och utredning av brott.
- Det allmännas ekonomiska intressen.
- Enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden.
- Skydd av djur- och växtarter.
Arkivering
Kommunstyrelsen har i uppgift som arkivmyndighet att se till att arkivvården fungerar i kommunen. Protokollen från nämnder och kommunfullmäktige ska bevaras för all framtid. Samma gäller för de handlingar som hör till besluten i protokollen. Söker du protokoll från längre tid tillbaka än 5 år så kontakta Skövde kommun.
Begära ut handlingar
Allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut direkt eller så snart det är möjligt om någon begär det.
Du behöver inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.
Du kan klaga om du nekas att ta del av en handling och du ska enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.
Justitieombudsmannenextern länk
Läsa handlingar och ta med kopior
Du kan inte låna originalhandlingar utan handlingarna får läsas på plats. Du har också rätt att få kopior och det finns en särskild prislista för kopior.
Elektroniska handlingar
Även elektroniska handlingar ska efter sekretessprövning lämnas ut. Dokumenten behöver inte överlämnas i elektronisk form, om det inte finns bestämmelser i lag som säger något annat.
Hur fort kan du få handlingarna?
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen.